Форум
Говорить об использовании электронных таблиц в больших поисковых системах не приходится, - они не могут составить конкуренцию базам данных, но в программах товарно – денежного учета за ними – будущее.
Ни для кого – не секрет, что подавляющее большинство российских компаний для учета использует программу 1С. Удивляет тот факт, что при ее использовании ни одна из компаний не может обойтись без дополнительного использования электронных таблиц (Excel). В основном это выражается на входе - в подготовке исходной информации для последующего ввода в 1С (например, сведение письменных заявок в одну таблицу), а также на выходе - в создании управленческих отчетов, понятных, прежде всего, руководству компании. База данных выполняет, в основном, функцию хранения информации. Напрашивается вопрос: нельзя ли заменить в учетных программах место хранения информации - базу данных на электронную таблицу (далее ЭТ)? Такая замена позволила бы иметь целостную систему с совместимостью хранилища информации с ее вводом и выводом без промежуточных ручных операций по выборке информации и последующему структурированию. Большинство программистов сочтет эту мысль неприемлемой, однако еще раз подчеркну, что речь идет об учетных программах, а не о мощных поисковых системах. Ниже я опишу основные принципы построения программы с возможностью использования электронных таблиц в виде хранилища информации.
Работа над такой программой началась в конце 80-х годов в московском отделении американской корпорации и до 2003 года исключительно использовалась в рамках этого отделения, поэтому программа неизвестна широкому кругу программистов и пользователей. На тот момент в бывшем СССР для учета преимущественно использовалась программа «Финансы без проблем» (Украина), т.к. 1С еще не появилась. Была поставлена задача: создать в кратчайшие сроки программу учета, которая бы одновременно соответствовала требованиям как российского, так и западного учета.
Основными свойствами программы должны были быть:
- работа в среде Excel под управляющей оболочкой Visual Basic,
- быстрая разработка любой учетной системы или ее части,
- постепенное расширение программы без остановки ее использования,
- создание новых форм ввода (хозяйственных операций) и отчетов без привлечения программиста (максимально простой редактор отчетов и простота создания форм ввода),
- простота управления программой, т.е. минимум обучения для сотрудников, знакомых с Excel,
- простота архивирования данных,
- прочие свойства учетных программ (сетевой вариант, распределение прав доступа и т.п.).
В результате появилась программа – конструктор “Excom” (Excel + compatible (совместимый), регистрационное свидетельство № 2003612219), которая полностью отвечает поставленным задачам.
В основу программы положен принцип несвязанных таблиц, т.е. каждая ЭТ (файл Excel) не связана друг с другом. Управляющая оболочка (Visual Basic, стандартное выпадающее меню) выполняет лишь общие для всех файлов программы команды: открыть форму ввода или отчет, ввести или удалить запись и т.д. В процессе расширения программы управляющая оболочка не изменяется, что исключает необходимость ее пересмотра в случае изменения программы, т.к. добавляются лишь новые формы ввода и отчеты. При добавлении новой операции в файл со списком операций добавляется строка с названием формы ввода или отчета и имя файла.
Электронная таблица превратилась в базу данных следующим образом: программа состоит из разделов учета. Создаются разделы учета с учетом специфики работы компании, которые полностью независимы друг от друга в программном плане. При вводе информации на форме ввода имеется метка, которая определяет: в какой раздел учета должна быть внесена информация. В случае большого количества введенных в раздел записей (переполнение текущей (открытой для ввода) таблицы раздела) производится образование нового текущего файла данного раздела на заданную дату и отправка предыдущего файла в архив по команде «Сегментировать» (только указать дату, с которой будет образован новый файл раздела). Было установлено, что наиболее емким разделом стала таблица «Бухгалтерские проводки», в котором количество записей за месяц не превышало 15 тыс. записей для мелко – оптовой фирмы с месячным оборотом около 1,5 млн. долларов. Т.е. даже ранние версии Excel справлялись с задачей хранения информации из расчета: одна таблица раздела на месяц.
Для формирования отчета необходимо выбрать нужный отчет из списка операций, ввести критерии выборки и нажать кнопку на этом отчете. По встроенному алгоритму формирования данного отчета программа экстрагирует необходимую информацию из нужных разделов учета за заданный период и формирует отчет в наглядном табличном виде. Для разработки отчетов в программе имеется шаговый редактор, который позволяет проверить правильность выполнения каждой отдельной команды создаваемого отчета. Процесс создания разделов учета, справочников, нормативных таблиц и форм ввода также максимально автоматизирован с помощью специального сервиса, что позволяет создавать учетные системы в кратчайшие сроки, несопоставимые с разработкой аналогичных программ на основе баз данных. Для разработки используется обычная таблица Excel с добавлением графики, некоторых ссылок и имен.
Главным отличием и преимуществом ЭТ перед базами данных является гармоничное соответствие этапов эволюции фирмы этапам разработки учетной программы. На начальном этапе новая фирма имеет небольшой объем хозяйственной деятельности, не может однозначно сформулировать требования к своей будущей учетной системе и вполне обходится обычными таблицами Excel. После накопления небольшого объема данных можно определить необходимые разделы учета, создать с помощью конструктора “Excom” основу учета для фирмы и быстро перенести накопленные данные в программу. В дальнейшем с расширением объемов деятельности программа просто дополняется новыми формами ввода (новыми хозяйственными операциями), отчетами, бланками, разделами учета, справочниками и нормативными таблицами без трудоемкого перехода на новую версию.
С экономической точки зрения преимуществом является значительное сокращение расходов на установку и использование программы. Для сотрудников, знакомых с Excel (при приеме на учетную работу является основным требованием), обучение работе с программой не требуется. Как известно, обучение сотрудников является наиболее затратной статьей расходов. Существенно сокращаются расходы на поддержку и совершенствование программы, так как программа не требует услуг программиста (за исключением случаев, когда пользователь не желает самостоятельно создавать новые отчеты). Стоимость разработки нового отчета достаточно незначительная, так как не требует больших затрат времени (максимально до 2-х дней). Пользователь самостоятельно архивирует данные, что исключает необходимость приглашения программиста хотя бы раз в год для выполнения этой операции. Не придется тратиться и на установку новых версий программы, так как новые свойства (функции) не затрагивают файлы с уже наколенными данными (не переносятся в новую версию).
Дополнительным преимуществом для руководителя является простота контроля деятельности фирмы. Передача обновленной информации осуществляется с помощью электронной почты путем отправки руководителю пакета обновленных файлов (синхронизация не требуется). Это позволяет руководить фирмой из любой точки, где имеется доступ в интернет.
Выводы:
С точки зрения разработки программного обеспечения ЭТ в состоянии заменить промежуточное звено (хранение) - базы данных. ЭТ соответствуют процессу эволюции фирмы и резко упрощают разработку и сокращают как время разработки исходной программы, так и ее дальнейшего совершенствования.
С экономической точки зрения они позволяют сэкономить значительные средства, направляемые на обучение сотрудников и оплату услуг по разработке и поддержке программного обеспечения.
Таким образом, с учетом дальнейшего развития техники и программного обеспечения электронные таблицы вполне могут вытеснить базы данных из товарно – денежного учета.
В качестве иллюстрации выше изложенного предлагаю ознакомиться с последней разработкой - «Оперативный учет в интернет - магазине». Сайт – визитка расположен по ссылке /po-ex.com/
Ни для кого – не секрет, что подавляющее большинство российских компаний для учета использует программу 1С. Удивляет тот факт, что при ее использовании ни одна из компаний не может обойтись без дополнительного использования электронных таблиц (Excel). В основном это выражается на входе - в подготовке исходной информации для последующего ввода в 1С (например, сведение письменных заявок в одну таблицу), а также на выходе - в создании управленческих отчетов, понятных, прежде всего, руководству компании. База данных выполняет, в основном, функцию хранения информации. Напрашивается вопрос: нельзя ли заменить в учетных программах место хранения информации - базу данных на электронную таблицу (далее ЭТ)? Такая замена позволила бы иметь целостную систему с совместимостью хранилища информации с ее вводом и выводом без промежуточных ручных операций по выборке информации и последующему структурированию. Большинство программистов сочтет эту мысль неприемлемой, однако еще раз подчеркну, что речь идет об учетных программах, а не о мощных поисковых системах. Ниже я опишу основные принципы построения программы с возможностью использования электронных таблиц в виде хранилища информации.
Работа над такой программой началась в конце 80-х годов в московском отделении американской корпорации и до 2003 года исключительно использовалась в рамках этого отделения, поэтому программа неизвестна широкому кругу программистов и пользователей. На тот момент в бывшем СССР для учета преимущественно использовалась программа «Финансы без проблем» (Украина), т.к. 1С еще не появилась. Была поставлена задача: создать в кратчайшие сроки программу учета, которая бы одновременно соответствовала требованиям как российского, так и западного учета.
Основными свойствами программы должны были быть:
- работа в среде Excel под управляющей оболочкой Visual Basic,
- быстрая разработка любой учетной системы или ее части,
- постепенное расширение программы без остановки ее использования,
- создание новых форм ввода (хозяйственных операций) и отчетов без привлечения программиста (максимально простой редактор отчетов и простота создания форм ввода),
- простота управления программой, т.е. минимум обучения для сотрудников, знакомых с Excel,
- простота архивирования данных,
- прочие свойства учетных программ (сетевой вариант, распределение прав доступа и т.п.).
В результате появилась программа – конструктор “Excom” (Excel + compatible (совместимый), регистрационное свидетельство № 2003612219), которая полностью отвечает поставленным задачам.
В основу программы положен принцип несвязанных таблиц, т.е. каждая ЭТ (файл Excel) не связана друг с другом. Управляющая оболочка (Visual Basic, стандартное выпадающее меню) выполняет лишь общие для всех файлов программы команды: открыть форму ввода или отчет, ввести или удалить запись и т.д. В процессе расширения программы управляющая оболочка не изменяется, что исключает необходимость ее пересмотра в случае изменения программы, т.к. добавляются лишь новые формы ввода и отчеты. При добавлении новой операции в файл со списком операций добавляется строка с названием формы ввода или отчета и имя файла.
Электронная таблица превратилась в базу данных следующим образом: программа состоит из разделов учета. Создаются разделы учета с учетом специфики работы компании, которые полностью независимы друг от друга в программном плане. При вводе информации на форме ввода имеется метка, которая определяет: в какой раздел учета должна быть внесена информация. В случае большого количества введенных в раздел записей (переполнение текущей (открытой для ввода) таблицы раздела) производится образование нового текущего файла данного раздела на заданную дату и отправка предыдущего файла в архив по команде «Сегментировать» (только указать дату, с которой будет образован новый файл раздела). Было установлено, что наиболее емким разделом стала таблица «Бухгалтерские проводки», в котором количество записей за месяц не превышало 15 тыс. записей для мелко – оптовой фирмы с месячным оборотом около 1,5 млн. долларов. Т.е. даже ранние версии Excel справлялись с задачей хранения информации из расчета: одна таблица раздела на месяц.
Для формирования отчета необходимо выбрать нужный отчет из списка операций, ввести критерии выборки и нажать кнопку на этом отчете. По встроенному алгоритму формирования данного отчета программа экстрагирует необходимую информацию из нужных разделов учета за заданный период и формирует отчет в наглядном табличном виде. Для разработки отчетов в программе имеется шаговый редактор, который позволяет проверить правильность выполнения каждой отдельной команды создаваемого отчета. Процесс создания разделов учета, справочников, нормативных таблиц и форм ввода также максимально автоматизирован с помощью специального сервиса, что позволяет создавать учетные системы в кратчайшие сроки, несопоставимые с разработкой аналогичных программ на основе баз данных. Для разработки используется обычная таблица Excel с добавлением графики, некоторых ссылок и имен.
Главным отличием и преимуществом ЭТ перед базами данных является гармоничное соответствие этапов эволюции фирмы этапам разработки учетной программы. На начальном этапе новая фирма имеет небольшой объем хозяйственной деятельности, не может однозначно сформулировать требования к своей будущей учетной системе и вполне обходится обычными таблицами Excel. После накопления небольшого объема данных можно определить необходимые разделы учета, создать с помощью конструктора “Excom” основу учета для фирмы и быстро перенести накопленные данные в программу. В дальнейшем с расширением объемов деятельности программа просто дополняется новыми формами ввода (новыми хозяйственными операциями), отчетами, бланками, разделами учета, справочниками и нормативными таблицами без трудоемкого перехода на новую версию.
С экономической точки зрения преимуществом является значительное сокращение расходов на установку и использование программы. Для сотрудников, знакомых с Excel (при приеме на учетную работу является основным требованием), обучение работе с программой не требуется. Как известно, обучение сотрудников является наиболее затратной статьей расходов. Существенно сокращаются расходы на поддержку и совершенствование программы, так как программа не требует услуг программиста (за исключением случаев, когда пользователь не желает самостоятельно создавать новые отчеты). Стоимость разработки нового отчета достаточно незначительная, так как не требует больших затрат времени (максимально до 2-х дней). Пользователь самостоятельно архивирует данные, что исключает необходимость приглашения программиста хотя бы раз в год для выполнения этой операции. Не придется тратиться и на установку новых версий программы, так как новые свойства (функции) не затрагивают файлы с уже наколенными данными (не переносятся в новую версию).
Дополнительным преимуществом для руководителя является простота контроля деятельности фирмы. Передача обновленной информации осуществляется с помощью электронной почты путем отправки руководителю пакета обновленных файлов (синхронизация не требуется). Это позволяет руководить фирмой из любой точки, где имеется доступ в интернет.
Выводы:
С точки зрения разработки программного обеспечения ЭТ в состоянии заменить промежуточное звено (хранение) - базы данных. ЭТ соответствуют процессу эволюции фирмы и резко упрощают разработку и сокращают как время разработки исходной программы, так и ее дальнейшего совершенствования.
С экономической точки зрения они позволяют сэкономить значительные средства, направляемые на обучение сотрудников и оплату услуг по разработке и поддержке программного обеспечения.
Таким образом, с учетом дальнейшего развития техники и программного обеспечения электронные таблицы вполне могут вытеснить базы данных из товарно – денежного учета.
В качестве иллюстрации выше изложенного предлагаю ознакомиться с последней разработкой - «Оперативный учет в интернет - магазине». Сайт – визитка расположен по ссылке /po-ex.com/